Étude de cas : comment une entreprise de travaux publics a réduit de 70 % le temps de traitement de ses factures fournisseurs

Contexte

Cette entreprise de travaux publics de 18 salariés intervient sur des chantiers de voirie et de réseaux pour des collectivités et des promoteurs privés. Comme beaucoup d'entreprises du BTP de cette taille, elle reçoit un volume important de factures fournisseurs - matériaux, location de matériel, sous-traitance - et le traitement reposait entièrement sur de la saisie manuelle : réception par mail ou courrier, impression, classement papier, saisie dans le logiciel de comptabilité, validation par la responsable administrative et financière.

Diagnostic

L'audit initial a mesuré 3,2 heures par jour cumulées sur cette tâche, réparties entre deux collaboratrices du service administratif. 

Trois problèmes principaux sont ressortis :

• un taux d'erreur de saisie de 4 %,
• un délai moyen de validation de 9 jours, et
• une dépendance forte à une seule personne pour le classement - en cas d'absence, le traitement s'accumulait.

Solution mise en place

Le projet a été mené en 6 semaines, en 3 chantiers successifs :

• Semaine 1-2 : capture automatique. Mise en place d'un outil de reconnaissance de factures (OCR) qui extrait automatiquement montant, fournisseur, échéance et TVA depuis les mails reçus.
• Semaine 3-4 : circuit de validation. Un workflow automatique route chaque facture vers le bon valideur selon son montant et le chantier auquel elle se rattache, avec relance automatique si la validation traîne plus de 48 heures.
• Semaine 5-6 : intégration comptable. Les factures validées sont poussées automatiquement dans le logiciel de comptabilité, avec le bon compte, le bon chantier et la bonne TVA pré-remplis.

Résultats

Le temps libéré n'a pas été supprimé : il a été réaffecté au suivi budgétaire des chantiers en cours, à plus forte valeur ajoutée que la saisie.

Facteurs clés de succès

Trois éléments ont fait la différence dans ce projet. D'abord, l'implication des deux collaboratrices concernées dès le diagnostic, ce qui a évité tout sentiment de dépossession. Ensuite, un déploiement progressif sur 6 semaines plutôt qu'un big bang, qui a permis d'ajuster le workflow de validation après les deux premières semaines de test. Enfin, le maintien d'un contrôle humain sur les factures de sous-traitance dépassant 2 000 €, qui a rassuré l'équipe dirigeante sur la fiabilité du système.

Conclusion

Ce cas illustre un principe que l'on retrouve dans la plupart de nos projets : le gain ne vient pas seulement de la technologie, mais de la manière dont le changement est conduit. Un processus similaire dans votre structure peut sans doute produire un résultat comparable.

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